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CeBIT I

Unified Communications - Kommunikationsformen aller Medien vereinigt Euch

Wenn die Chefs grün vor Informationshunger werden

von Annegret Handel-Kempf

Ein wenig spitzbübisch schaut er, der Vorsitzende der Geschäftsführung Microsoft Deutschland, Achim Berg, als er von zwei Mitarbeitern erzählt, die ihm jüngst via Instant Messenger kurze Nachrichten geschickt haben. „Einfach so, ungeachtet aller Hierarchiestufen, nur, weil mein Messenger gerade auf Grün geschaltet war.“ Und hat er geantwortet, der mächtige Deutschland-Chef des Software-Riesen? „Klar.“

Kurz und bündig sagt Berg das, so wie nach seiner Vorstellung die ideale Kommunikation in Unternehmen der Ära Enterprise 2.0 und darüber hinaus aussieht: Jeder beteiligt sich an schnellen Wegen und der zwanglosen Wahl des gerade effizientesten Kommunikationsmittels.
Die 220 Milliarden täglicher E-Mails weltweit sind in dieser vernetzten, projektorientierten Nachrichtenlandschaft schon ein wenig out. Wer will sich durch Berge endloser Episteln zur Entscheidungsfindung quälen, wenn die Arbeit längst erledigt und alles besprochen sein kann? Sich nur diejenigen Infos aus einem Angebot herauszuziehen, die man individuell benötigt, hilft, mit den überbordenden Informationsfluten fertig zu werden, statt sich gegen sie zu immunisieren.

Gewöhnungsbedürftig sei dieses Neue Arbeiten speziell für die Babyboomer-Generation der zwischen 1945 und 1964 Geborenen, die nicht mit dem PC aufgewachsen sind. „Ich bin ja einer von ihnen“, macht sich Berg mit reiferen Mitarbeitern gemein. Deren besonderes Talent liegt darin, sich ausführlich und intensiv mit einer Aufgabe zu beschäftigen. Zwar gehört der 45-Jährige eher zur Generation X, der von 1965 bis 1980 Geborenen, die ihr Studium nicht ohne die Tuchfühlung mit elektronischen Rechnern abschließen konnten. Aber er sucht eben gerne die Nähe von Menschen, versucht, sie zu verstehen.

Was bringt einem die Menschen näher, als sich in ihre Lage zu versetzen? - Moderne Kommunikationsformen hin oder her, die Berg zu inspirativen Kicks verhelfen können, wenn sein voller Kalender einmal eine Messenger-Grün-Schaltung zulässt: Der Microsoft-Chef mag reale Gesicht-zu-Gesicht-Plaudereien lieber als das Menschen verbindende, soziale Internet-Netzwerk namens Facebook. Selbst wenn er letzterem ein paar Seiten seines Lebens öffnet.

Gespräche mit ausgeschaltetem Laptop und ruhendem Smartphone sind seine Favoriten: Eine Wohltat für ihn und eine Seltenheit unter Führungskräften des 21. Jahrhunderts, die im Zeitalter des Internet-Echtzeit-Tagebuchs Twitter zu einem Splitter-Dasein ihrer Persönlichkeiten verdammt sind. Den Spagat zwischen modernen Austauschformen und Gemütlichkeit schafft Berg, indem er sich von allem die besten Schnipsel sucht: Unified Communications als das Streben nach den gerade optimalen oder angenehmsten Kommunikationsformen.


Live-Atmosphäre aus Hollywood

Platz auf dem Tisch nur für den Teller, statt vorrangig für den Tablet-PC: Das schätzt auch Volker Smid, vom Microsoft-Partnerunternehmen HP, dessen Deutschland-Chef er ist. „Ich finde, die Möglichkeiten, sich abzulenken, haben dramatisch zugenommen“, bedauert er die Zeitabsorbierung durch PC-Spiele und ähnliches. Dennoch werden bei Hewlett Packard (HP), das in Deutschland eine 50jährige Geschichte hat, zunehmend moderne Kommunikationsformen eingesetzt und geschätzt.

Besonders beliebt sind bei den 11.000 Mitarbeitern der deutschen Niederlassungen Konferenzzimmer mit Stühlen, die im Halbrund aufgestellt und besetzt sind. Das andere Halbrund ergänzt mit seinen Diskussionsteilnehmern via Kinoleinwand virtuell, aber live, die Runde. „Diese Räume sind ständig ausgebucht“, erzählt der 52jährige. Er schwärmt von der Unterstützung aus Hollywood bei der Konzeption, die aus ihm, einem Video-Konferenz-Skeptiker, einen Fan der teils körperlosen Kommunikation machte.

Seit in ihren Unternehmen die Effizienz der neuen Medien Fuß fasst, sparen sich die beiden Bosse nahezu unüberschaubare Massen an Flugmeilen und jede Menge Lebenszeit, die sie zuvor unterwegs verbringen mussten. Ähnlich profitieren andere Unternehmensangehörige von den vielgesichtigen Kommunikationsformen der Teenie-Zeiten des 21. Jahrhunderts.

Es entlastet, in aller Kürze relevante Infos verfügbar zu haben, an jedem Ort, um alles gezielt zu erledigen. Und dass, ohne ständig online oder am Handy erreichbar sein zu müssen. Richtig genutzt, schenken die gebündelten, neuen Kommunikationsformen einen Zugewinn an Lebensqualität. Auch wenn manche das Gefühl haben, dass ihnen bei der unternehmensweiten Vernetzung der Boden unter den Füßen weggezogen wird, solange sie sich nicht von internen sozialen Netzwerken, mit ihrem Wissensaustausch zwischen Mitarbeitern und Experten, aufgefangen fühlen.

Schließlich sind beispielsweise bei HP in Böblingen viele Angestellte schon seit der Ära in der Firma, in der HP noch Produkte-Bauer und nicht vorrangig IT-Servicedienstleister war. Mittlerweile fließen Informationen quer durchs einst hierarchisch geführte Unternehmen. Die Beschäftigten stimmen sich miteinander ab. Dazu gehört, dass auch der Chef kein Luxus-Office besitzt, sondern einen täglich neu zu erobernden Schreibtisch für seinen Laptop im Großraumbüro. So wie jeder andere HPler. Smid über sein Dasein als Primus inter Pares: „Ich finde, dass man diese Informationsflut selber mit beherrschen muss. Führung in der Vergangenheit war auch ein Kontrollreflex.“

Erfahrung zählt. Lange Betriebszugehörigkeiten werden hoch geschätzt, erzählt der 52jährige. „Wir können voneinander lernen“, beschreibt der Deutschland-Chef, wie es hilft, das alternde HP-Deutschland mit so genanntem Age Diversity durch Veränderungen zu führen und in der Kommunikationskultur von Enterprise 2.0 anzukommen. Erneuerung wird hier nicht von oben angeordnet, sondern erfindet sich aus der Kombination vieler Inspirationen selbst.

Age Diversity sei besonders wichtig, wenn die nach 1980 geborene Generation Web eher in der Minderheit ist. Angesichts der ausdauernden und intensiven Arbeitsweise der Baby Boomer, profitieren Unternehmen wie HP von vermischten Arbeitsstilen und die Jüngeren von den Älteren. Gemeinsam stoppen die HPler beispielsweise 1,7 Milliarden Spams pro Tag bei ihren Kunden.


Weg von den Wissensinseln im Enterprise 1.0

Viele Dinge gleichzeitig erledigen, mit gut trainierter Handkoordination, das sind Microsoft-Deutschlandchef Berg zufolge die besonderen Talente der Generation Web. Sie werden auf dem langen Weg von Enterprise 1.0, der klassisch geordneten Firma, zu Enterprise 2.0, das auch vom Informationsaustausch im Internet profitiert, genutzt.

Doch das Angestelltendasein verliert seine Normalfunktion, wenn innerhalb der nächsten 30 Jahre 50 statt derzeit elf Prozent der Erwerbstätigen als Selbständige arbeiten. „Die Leute werden austauschbar“, prophezeit der Kölner, „die Informationen werden weiter gegeben“. Wo der einzelne Menschen an Bedeutung verliert, kommt die Verlässlichkeit und Elastizität der elektronischen Gehirne ins Spiel: „Wichtig sind IT-Strukturen, um Informationen zu sammeln und vorzuhalten“, betont der Microsoft-Deutschland-Chef.

Wikis, also betriebsinterne, von allen in Kollaboration bearbeitete, aktualisierte und bei Arbeitsprozessen verwendete Wissensdatenbanken wie HPedia, gehören zu den Errungenschaften, die aus dem Web 2.0 ins Enterprise 2.0 eingegangen sind. Sie sollen statischen, abgeschotteten Wissensinseln und dem alten Problem, dass mit den Mitarbeitern auch das Know-How geht, abhelfen.

Automation durch Computertechnik ist out. Bergs Überzeugung: „Wenn Unternehmen auf dem IT-Sektor stehen blieben, werden sie auch nicht die besten Arbeitskräfte finden.“ Ein Zauberwort des Enterprise 2.0 heißt: „Webbasierte Services“, also flexible Internet-Dienste, auf die Anwender, wie Mitarbeiter, Kunden oder Lieferanten, zu jeder Zeit, von jedem Ort und von jedem Gerät aus zugreifen können. Mit einer guten Software allein läuft der Laden und funktionieren Firmen nicht mehr.

Sogar Fernseher werden bei der Schlüsseltechnologie Unified Communications zu Fenstern in die Firmenzukunft. „Kommunikationsformen, die ich kenne, zusammenführen“, übersetzt Berg das IT-Schlagwort. Klassische Telefonie hat das Nachsehen, wenn neue Dialogvarianten selbst bei anfänglichen Skeptikern die Barrieren brechen. Angefangen bei E-Mails, über Instant Messengern, die Kurznachrichten im Internet verschicken, weiter mit Video-Anrufen und –Konferenzen, bis zu Live Meetings, die auch über mobile Endgeräte, Smartphones und TV-Geräte abgehalten werden.

Aus Kommunikation wird neuerdings besonders im Office die Collaboration, das ist gemeinsames Arbeiten durch gemeinschaftliche Datennutzung. „Eine Plattform, und ich habe alle Informationen zur Verfügung“, beschreibt der Microsoft Deutschland-Chef Office 2010. „Jeder Mitarbeiter hat eine eigene, selbst gepflegte Seite, die grün anzeigt, wenn man bereit ist, eine Email oder andere Nachricht zu empfangen. Man kann auch PC-Ansichten teilen, gemeinsam editieren, an bestimmten Projekten zusammenarbeiten.“

28 Minuten pro Tag an Produktivität gewann bei Microsoft, einer Studie von Forrester Research aus dem Jahr 2009 zufolge, jeder Mitarbeiter durch die Einführung Unified Communications und Collaboration. 17.000 Tonnen weniger Kohlendioxid wurden bis zur Erhebung der Studie in die Atmosphäre entsandt.

Laut sprechen mit geschlossenem Mund

Witziger Blick in künftige Möglichkeiten: Lässt man seinen Anrufbeantworter ein Gespräch entgegennehmen, erscheint die Nachricht umgehend als Text auf dem PC, an dem man gerade arbeitet.
Praktisch sind solche Sprache-zu-Text-Funktionen in Zeiten, in denen alles aus rechtlichen Gründen verifizierbar und dokumentierbar sein muss. „Wir müssen lauter kommunizieren“, sind sich die beiden Deutschland-Chefs von HP und Microsoft einig. Laut im Sinne von abrufbar, nachlesbar, nachprüfbar.
Die (R)evolution der Wissensarbeit mithilfe gemeinschaftlicher, locker zu nutzender Kommunikationsformen, ist also kein Eingangstor zur legeren Handhabung des stetigen Informationsflusses, zumindest nach innen.

Nach außen wird es schwieriger, in einer Welt, in der hemmungslos getwittert und auch andernorts per Internet getratscht wird. Die traditionellen Schweigemauern der Unternehmen sind hoch, selbst von einer Abteilung zur anderen, oder um ein laufendes Projekt herum.

Wie passt es zu diesen besonders in Deutschland starr eingeschliffenen Kulturen, wenn in einem betriebsinternen oder gar –externen Blog aus dem Nähkästchen aktueller Vorgänge geplaudert wird? Andererseits ist Austausch erwünscht, um in Firmennetzwerken zu neuen Erkenntnissen zu gelangen.

Als Ausweg aus diesem Dilemma gibt es bei Microsoft neuerdings einen Social Media Policy Guide, der regeln soll, wie sich Mitarbeiter in den 500 internen und externen Social Media Angeboten von Microsoft bewegen und verhalten sollen: Egal ob es sich um Blogs, Twitter-Accounts, Facebook- und Xing-Gruppen, Foren oder RSS Feeds handelt. Bei letzteren erfährt der Abonnent von der Änderung einer Internet-Quelle, die ihn interessiert.

Die Quintessenz des Soziale-Netzwerke-Führers: „ Be smart“. Denn eines soll die Evolution der Wissenswelten und Kommunikationsformen nicht bewirken: Dass ihre Nutzer offizielle Unternehmensstatements inhalieren. Berg kennt Blogs, die auf Anweisung von Ghostwritern verfasst wurden, um einen Chef modern anzustreichen: „Ich habe schon sehr witzige Dinge gesehen, die sich Manager haben schreiben lassen. Sah mehr nach einer Pressemitteilung aus“. Getwittert hat der Kommunikationsmodernisierer bisher übrigens nur einmal: „Ich mag Twitter nicht“.

CeBIT 2010, Partnerland: Spanien


2010-02-25, Annegret Handel-Kempf
Text + Fotos: © Annegret Handel-Kempf

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