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Sie wollen sparen? Führen Sie Buch!

Plädoyer für die Buchhaltung in eigener Sache

von Angelika Petrich-Hornetz

Buch-Führung

Zahlen lügen nicht

Allgemein im Hintergrund agierend, und damit für den großen Applaus weniger geeignet als andere Berufe, arbeiten Buchhalter und Controller. Ihre Aufgabe besteht grob gesagt darin, darauf zu achten, dass alle Beträge erfasst werden, richtig gerechnet und nichts unterschlagen wird sowie Daten analysiert und zielgerichtete Entscheidungen getroffen werden können. Nur wer sämtliche Einnahmen und Ausgaben kennt, verliert nicht den Überblick, und dazu muss man diese nun einmal aufzeichnen. Mit der Ermittlung und Erfassung sämtlicher Geschäftsvorfälle, Einnahmen und Ausgaben sind Buchhalter und Controller die Informanten in jedem Unternehmen - ohne deren Daten niemand weiß, wie erfolgreich das abgelaufende Geschäftsjahr war und ohne deren Informationen niemand das nächste Geschäftsjahr planen kann. Ein wenig mehr Buchhalterseele kann auch dem privaten Haushalt nicht schaden, um mehr Planungssicherheit zu erlangen und um unnötige Ausgaben zu vermeiden - bei gleichzeitiger Steigerung des Überblicks. Ohne ihre Ausgaben niederzuschreiben, merken viele Menschen nicht einmal, wohin ihr Geld im Laufe einer Woche, eines Monats oder gar eines Jahres fließt. Und es schadet eigentlich niemanden, wenigsten einmal im Leben den Versuch zu unternehmen, unnötige Ausgaben zu vermeiden, um an Stelle dessen bewusster und sinnvoller einzukaufen - oder auch, um etwas zurückzulegen - für Zeiten, in denen es eng werden könnte, zum Beispiel, wenn plötzlich teure Reparaturen ins Haus stehen.

Was hat das Buch mit Geld zu tun?

Wenn Informationen aufgezeichnet werden, erfolgt damit nicht nur eine Bestandsaufnahme tatsächlich vorhandener Daten, sondern an Hand der Aufzeichnung eines Ist-Zustandes kann sowohl der Aufwand der Vergangenheit - die Ausgaben für einen bestimmten abgelaufenen Zeitraum - ermittelt werden und, was viel wichtiger ist, für die Zukunft geplant und die Gegenwart besser organisiert werden. Sogenannte Bücher müssen alle führen, die einen regelmäßigen Überblick über ihre finanzielle und wirtschaftliche Lage benötigen, also alle Kaufleute, alle Unternehmen, alle Behörden und alle öffentlichen Haushalte. Und schließlich kann auch ein privater Haushalt nur dann einen genauen Überblick über Einnahmen und Ausgaben erlangen, wenn Buch geführt wird. Dazu ist allerdings die von italienischen Kaufleuten Mitte des 15. Jahrhunderts eingeführte doppelte Buchführung nicht notwendig. Es reicht ein sogenanntes Haushaltsbuch in Form eines schlichten Notizbuches oder einer einfachen Tabelle, wie diese im Internet in allen möglichen Versionen ähnlich wie diese hier zum Download angeboten werden: Haushaltsbuch von Börse-Online

Frau, FragezeichenJedenfalls müssen irgendwo die Beträge der Einnahmen und Ausgaben eingetragen werden können und am Ende eines bestimmten Zeitraumes, Summen und daraus Schlüsse gezogen werden können: Wie viel Geld ist übrig oder wie viel fehlt? Welche Posten waren die größten, was war vergleichsweise günstig und was teuer? In welchem Monat wurde mehr ausgegeben als in den anderen und warum? Auch der Kaufmann führte früher Geschäftsbücher aus Papier, in denen sämtliche Geschäftsvorfälle fein säuberlich in Tinte festgehalten wurden. Heute werden diese von Buchhaltungsprogrammen erfasst. Manche führen immer noch ein handschriftliches Kassenbuch, und einige nebenberuflich Selbständige verfassen ihre alljährliche Abrechnung, die sogenannte Einnahme- und Überschussrechnung (EÜR), einmal im Jahr ebenfalls noch per Hand und auf Papier. Gewiefte Excel-Freunde indes programmieren sich ihre Einnahmen-Ausgaben-Tabelle mit Hilfe von Formeln, z.B. Wochen-, Monats- und Jahressummen, durchschnittliche Ausgaben, Soll-Ausgaben, Ausgaben nach Sparten, prozentuale Aufteilung der Ausgaben nach definierten Kategorien usw., so dass sich der Taschenrechner immer mehr erübrigt.

Für private Zwecke

Für den Privathaushalt ist eine Einnahme-Überschuss-Rechnung auf die eigenen vier Wände übertragen sehr nützlich. Sich einen Überblick über die (täglichen) Ausgaben zu verschaffen hat nämlich mehrere Vorteile:

1. Sie vergessen nichts. Ob Sie im Vorbeigehen ein Magazin kaufen, oder die Tankquittung: Alles, was wir als Automatismus, also schon fast unbemerkt ausgeben, wird schnell vergessen und fehlt nachher trotzdem – später dann mehr oder weniger schmerzhaft spürbar – im Etat. Wenn es allerdings aufgeschrieben wird, können wir es einfach nicht vergessen (selbst, wenn wir gerne wollten).

2. Nur die Übersicht mit allen Beträgen, die in den und aus dem Haushalt hinein- und herausgehen, lassen Planungen zu, je nachdem welches Ziel Sie sich setzen, zum Beispiel die Kosten für Heizung und Strom zu senken, für den nächsten Urlaub zu sparen oder etwas fürs Alter oder die Kinder zurückzulegen.

3. Sie ertappen den inneren Schweinehund, der zu faul ist Be- und Verträge zu überprüfen, z.B. überteuerte Versicherungen oder Telekommunikations- und Handyvertrage, Bankengebühren und vieles andere mehr. Wie wollten Sie denn auch günstigere Verträge und Einkäufe tätigen, wenn Sie noch nicht einmal wissen, ob Ihre derzeitigen günstig oder teuer sind? Man kann sich schließlich nicht dauernd um alles kümmern. Sollten Sie aber. Und wer schreiben kann, und aufzeichnet ist hierin ganz klar im Vorteil: Derjenige, der dokumentiert, bekommt nicht nur den Zustand, sondern den Ablauf von unnötigen Ausgaben fast auf dem Silbertablett serviert – wenn er nur ein bisschen richtig kombinieren kann. Wer nicht aufzeichnet, lässt sich hingegen von seinem eigenen Erinnerungsvermögen, wohlmeinenden Mitmenschen, doch vor allem von seiner eigenen Bequemlichkeit täuschen und damit nur zu gern auf’s finanzielle Glatteis führen.

Verträge

Disziplin

Einen guten Buchhalter zeichnen drei Dinge aus: Sachlichkeit, Gleichmut und Disziplin , d.h. es wird alles stoisch notiert und jeder (!) Beleg aufgehoben. Und das erfordert eine nicht zu unterschätzende, weil dauerhafte Disziplin. Ob Sie nun ein Notizbuch oder ein in jedem Schreibwarenhandel erhältliches Kassenbuch oder eine Tabelle an Ihrem PC verwenden: Die Ermittlung der Ausgaben und damit zunächst deren Erfassung gelingt nur, wenn Sie konsequent bleiben, jeden Beleg sammeln - falls einer fehlt, zügig, Ware, Datum und Betrag auf einen Zettel notieren, schon haben Sie einen Eigenbeleg - und wirklich alles aufschreiben, und seien es noch so kleine Beträge. Nur dann stellen Sie zum Beispiel fest, dass Sie regelmäßig im Vorbeigehen am Kiosk Kaugummi kaufen. Am Anfang des nächsten Jahres kommen Sie aufgrund Ihrer akribischen Aufzeichnung vielleicht auf die sparfreundliche Idee das Kaugummi im Zehnerpack künftig im Supermarkt käuflich zu erwerben. Das ist für Sie einfach billiger, obwohl es sich um haargenau dieselbe Ware handelt.

Modifizieren Sie Ihr Haushaltsbuch und die Haushaltstabelle Ihrem tatsächlichen Alltag folgend. Wenn Sie Pendler sind, lohnt sich gerade angesichts der neuen Besteuerung bis Kilometer 20 die Notiz, wo Sie getankt und wie viel Sie dort ausgegeben haben. In Kombination mit den Kosten für den Weg zur Tankstelle, können Sie leicht ausrechnen, wo Sie ganz persönlich günstigster als anderswo tanken. Und genau das ist der Zweck der ganzen Buchführung: Einmal die Ermittlung der tatsächlich erfolgten Ausgaben und andererseits die Planung, z.B. Einsparungen durch Streichen oder auch durch Änderungen des Bezugs der Ware vornehmen.

Geldbörse

Wer oder was ist am teuersten?

Auch für diejenigen, die handschriftliche Notiz- und Kassenbücher der computergestützten Kostenermittlung vorziehen, lohnt es sich eine dem tatsächlich stattfindenden Leben und seinen alltäglichen Bedürfnissen angepasste, einfache Tabellen zu entwerfen – und zwar gerade für Familien. Im Single-Haushalt ist es ziemlich einfach festzustellen, wer die Kosten verursacht, es sei denn, Sie erfreuen sich regelmäßigen und nicht nur sporadischen Besuchs. In Familien gibt es nicht selten Streit darüber, wer nun was angeblich wieder geradezu zum Fenster hinausgeworfen hat. Wenn Sie das Gefühl einfach nicht loswerden, ihre konsumfreudigen Teenager im Haus könnten unter Umständen, möglicherweise noch die ganze Familie in den Ruin treiben, machen Sie Nägel mit Köpfen und ordnen Sie die Kosten nach Familienmitgliedern - und bei Bedarf selbstverständlich auch nach anderen oder weiteren Kategorien, zum Beispiel: Schule, Auto, Arbeit etc. So können Sie einerseits dem ganzen Haushalt zu Gute gereichende Ausgaben wie Miete, Lebensmittel o.a. erfassen, jedoch andererseits und gleichzeitig Freizeitausgaben, Kosten für Ausbildung, Anfahrtswege, Kleidung und Unterhaltungselektronik den einzelnen Familienmitgliedern ausdrücklich zuordnen. Dasselbe funktioniert natürlich auch mit anderen Einteilungen: Es ist zum Beispiel erstaunlich, wie teuer heutzutage Schulen selbst mit noch vorhandener Lehrmittelfreiheit sind. Und in der nächsten Diskussion im Bekanntenkreis über Kinder, die angeblich nichts kosten, legen Sie Ihre Zahlen vor, ganz schlicht, schwarz auf weiß. Nicht nur Sie selbst werden staunen.

Weitere interessante Details, wichtig für die Zukunft

Und Sie können Entwicklungen ablesen. In Excel zum Beispiel können Sie Diagramme auf der Datenbasis zeichnen lassen. Erstaunlich wie auf dem ersten Blick klar wird, wie viel teurer im letzten Jahr das eine Kind als das andere war, kein Wunder, das eine war ja auch auf Klassenfahrt.

Was zunächst wie zusätzlicher Konfliktstoff wirkt, wenn plötzlich ein Controller in der Familie anfängt zu wirken, ist im Grunde genommen erstens Bildung und zweitens ein aktiver Beitrag zum Familienfrieden, indem Sie tatsächliche oder angebliche Ungleichbehandlungen, nach ihrer gewissenhaften Ermittlung aufdecken und damit eventuell vorhandene, manchmal auch nur gefühlte, Benachteiligungen abschaffen. Dazu reicht interessanterweise in vielen Fällen allein schon die Erfassung der wirklich getätigten Ausgaben: Plötzlich werden Ausgaben nämlich auch für kleine und große Beschwerdeführer sachlich nachvollziehbar.

SteckdoseErstaunlich auch, wie in jedem Jahr das Auto immer teurer wird. Dramatisch, wie die Kurve im Diagramm nach oben steigt und höchste Zeit, die Preise der öffentlichen Verkehrsmittel in Kombination mit dem Fahrradgebrauch auszurechnen – als alternatives und weniger teure Fortbewegungsmittel, wenigstens für den Nahbereich. Vielleicht stellen Sie sogar fest, Sie können sich mit persönlichen, neuen Mobilitäts-Konzepten manchmal glatt einen Leihwagen oder ein Taxi leisten. Auch können Sie die Entwicklung Ihrer Stromkosten ablesen, nachdem Sie den Standby-Betrieb der privaten Unterhaltungselektronik abschalteten. Sinkende Energie-Kosten nach solchen beherzten Maßnahmen sind übrigens die beste Motivation zum Sparen - weil dabei etwas Sinnvolles herausspringt, und wenn es nur die bessere Investition in eine andere Sparte, Ware, Sache ist, von der man auch etwas hat. Vom nächtlichen Stand-By-Betrieb des Fernsehers hatte bisher jedenfalls niemand etwas – stellte schon so mancher Neu-Controller erst nach Jahren privater Misswirtschaft allein auf Grund seiner ersten Aufzeichnungen fest.

Wer noch feinere Daten benötigt, muss ein bisschen mehr Zeit investieren und kann mit Untertabellen neues Einsparpotenzial aufdecken. Der Koch des Hauses, der ein paar Monate lang den Posten Lebensmittel detailliert beobachtet, stellt vielleicht fest, dass der Blumenkohlkopf im Supermarkt letztes Jahr grundsätzlich teurer war als der auf dem Wochenmarkt. Gut für die Planung: Gemüse wird ab jetzt nur noch einmal in der Woche frisch vom Markt geholt, weil’s billiger ist - und daneben auch noch gesünder - selbst, wenn nur darin begründet, dass nun einfach mehr Gemüse auf den Tisch kommt. Das Leben ist eben komplizierter, als es auf den ersten Blick erscheint. Und das ist auch der Grund, warum die Detailtreue der trockenen Buchhalter so notwendig und eine echte Bereicherung (im wahrsten Sinne des Wortes) für unser aller Leben ist.

Buchhaltung lustig

Halten Sie durch

Halten Sie durch, es lohnt sich. Demotivierende Phasen der privathauswirtschaftlichen Buchführung gibt es meist am Anfang und dann, noch einmal richtig vehement, irgendwann zwischendurch, nach ein paar Wochen oder Monaten. Wenn Sie aber nicht aufgeben – wenigstens nicht, so lange Sie Ihr selbst gesetztes Ziel noch nicht erreicht haben - und vielleicht am Ende des Jahres feststellen, was Sie schon alles eingespart haben und anschließend noch ein paar Euro mehr für Weihnachtseinkäufe übrigbleiben, oder einen vernünftigen Altersvorsorge-Sparplan, dann stellt sich regelmäßig Zufriedenheit ein. Zufriedenheit über die eigene Leistung, sich nicht mehr von Lust, Zufall oder Faulheit zum Kaufen und unbewusstem Konsum (ver-)leiten zu lassen, und darüber womöglich schmerzhafte und teure Verluste hinzunehmen, sondern mit Köpfchen am Marktgeschehen teilzunehmen - als bewusst agierender, mündiger Verbraucher, der weiß, wie er spart und - trotzdem genießt.


2006-12-27 by Angelika Petrich-Hornetz
Text: © Angelika Petrich-Hornetz
Illustrationen: ©aph
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